Hawk - Perfil Gerentes de Projeto Completo

Plane

Planejamento e Alocação de Recursos em Projetos

Análise de Capacidade e Alocação de Recursos

Nesta etapa receberemos os pedidos realizados pelo Gerente de Projetos ao Pool de Recursos do Gerente de Recursos. Antes de responder a esse pedido, aprenderemos a utilizar algumas ferramentas que auxiliam o Gerente de Recursos na decisão de disponibilizar recursos a um Perfil de Equipe. Veremos alguns gráficos que ilustram a capacidade atual de um pool de recursos, como o esforço dos recursos são desprendidos, qual a previsão de pedidos, etc.

Para responder aos pedidos da etapa anterior, usaremos um recurso de análise de disponibilidade, que mostra aqueles mais adequados a atender determinado pedido, levando em conta critérios como Habilidade, Disponibilidade e Função, dentre outros recursos.

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demonstracao

726

corte_seco

331_312_65_32_441_306_-16_10

(Etapa 1 de 47)

Para esta demonstração, utilizaremos o Gerente de Recursos Kim Song. Para entrar, clique em "Logon".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=726

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350_150_0_0_485_100_0_0

(Etapa 2 de 47)

O HP-PPM possui diversos portlets e visões que ajudam o Gerente de Recursos a verificar os pedidos enviados aos Pools de Recursos, analisar a carga de seus recursos, prever problemas de alocações, etc. Instrução - clique para editar o texto.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=727

728

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4_102_350_254_379_144_-16_64

(Etapa 3 de 47)

Com o portlet "Resource Requests" é possível visualizar uma lista de todos os pedidos ainda não atendidos. O portlet lista os Perfis de Equipe requisitantes, o Pool de Recursos ao qual o pedido foi feito e que função foi requisitada.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=728

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365_101_351_341_20_75_324_169

(Etapa 4 de 47)

O gráfico "Projected Resource Needs" mostra uma projeção, para cada período (eixo X), da quantidade de FTE's (eixo Y) atendidos, pedidos ou prometidos (barras). Inclusive, confronta esses valores com uma linha que mostra a capacidade total do pool em cada mês.

Podemos ver, por exemplo, que se todas as requisições fossem aceitas, haveria uma sobrealocação dos dos recursos gerenciados por Kim Song nos meses de 2014, enquanto existe uma subalocação de recursos prevista para os meses do ano de 2015.

A demanda que enviamos está representada em barras da cor rosa (demanda não atendida), a partir do mês de Setembro de 2015.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=729

730

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370_417_98_15_493_410_-16_9

(Etapa 5 de 47)

Para visualizar os detalhes de cada um dos pedidos, clique em "Exibir Tabela de Dados".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=730

731

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36_180_639_463_203_0_148_163

(Etapa 6 de 47)

Na tabela de detalhes, pode-se visualizar todas as demandas agrupadas de diversas maneiras, separadas por períodos, Previsão Total (Atribuições Realizadas + Demandas Não Atendidas), pedidos divididos por funções, etc.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=731

732

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43_459_604_17_169_500_151_-16

(Etapa 7 de 47)

Veja a linha de Capacidade Restante, que confronta a Capacidade dos Pools com as Atribuições Aceitas, mostrando em vermelho as sobrealocações.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=732

733

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2_452_590_411_625_531_-16_107

(Etapa 8 de 47)

Este gráfico compara o Nível de Capacidade dos pools com a utilização de recursos efetivamente marcados como Carga de Trabalho nos Perfis de Equipe.

Diferentemente do gráfico anterior, que mostra uma projeção dos pedidos realizados, aqui estamos confrontando a capacidade dos pools com valores efetivamente realizados nos diversos Perfis de Equipe que foram atendidos.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=733

734

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0_875_964_327_482_717_129_133

(Etapa 9 de 47)

Por fim, este gráfico permite a análise, por período (eixo X), da carga demandada de cada projeto/Perfil de Equipe.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=734

735

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120_165_113_20_261_160_-16_10

(Etapa 10 de 47)

Vamos acessar o pool para o qual enviamos as solicitações de recursos na demonstração anterior, "Definir e Solicitar Recursos para Projetos". Clique no link com o nome do pool "UI and Web Development - Team 1 (AMS) (FS)".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=735

736

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1_151_944_100_243_279_145_-16

(Etapa 11 de 47)

Este é o Pool de Recursos. No cabeçalho, temos acesso às informações básicas como nome, gerente e região (calendário). Nele encontram-se também alguns botões para acesso a funções que auxiliam o Gerente de Recursos na administração da capacidade e previsão de atendimento de demandas.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=736

737

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9_523_947_35_298_582_149_-16

(Etapa 12 de 47)

Na lista de perfis de equipe que requerem algum recurso deste pool, podemos encontrar os dois pedidos que realizamos na demonstração anterior, "Definir e Solicitar Recursos para Projetos", ao criarmos o Perfil de Equipe do projeto.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=737

738

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5_599_959_123_311_424_156_162

(Etapa 13 de 47)

Por fim, temos uma lista de Pools de Recursos Relacionados e uma Sessão de Notas. É possível que um Pool de Recurso seja pai de outro, acumulando, assim, a carga produtiva de seus filhos.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=738

739

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7_519_198_22_241_517_-16_10

(Etapa 14 de 47)

Para atender ao pedido deste perfil de equipe, clique no link com o nome do Perfil.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=739

740

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6_435_953_53_297_235_151_177

(Etapa 15 de 47)

Note que é aberta a tela do Perfil de Equipe, agora com algumas opções que permitem realizar o atendimento da demanda. Para designar um recurso na posição "Developer - Java/Web", certifique-se de que a linha "Demanda Não Atendida" esteja selecionada.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=740

741

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143_597_462_29_635_372_-16_231

(Etapa 16 de 47)

Estas são as ações para responder a um pedido:

- Designar: possibilita a escolha direta dos recursos do pool.

- Localizador de Recurso: ferramenta que mostra os recursos aptos para atender a essa demanda baseando-se, para isso, em dados como % de Alocação e Disponibilidade, Função e Habilidade.

- Rejeitar: permite recusar um pedido.

- Encaminhar: permite o redirecionamento de um pedido para outro pool de recursos, caso se julgue necessário.

- Prometer: utilizado para atender alocações sem especificar um recurso. Utilizado para alocar funções executadas por terceiros, ou que serão nomeadas no futuro, por exemplo.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=741

742

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142_597_76_25_242_593_-16_10

(Etapa 17 de 47)

Para atender a este pedido, clique em "Designar".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=742

743

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182_460_300_44_180_531_142_-16

(Etapa 18 de 47)

Selecione o Recurso "Andy Madison".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=743

744

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631_665_70_19_283_647_324_23

(Etapa 19 de 47)

Em seguida, clique em "OK".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=744

745

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74_183_821_283_319_0_158_148

(Etapa 20 de 47)

Nesta tela é possível visualizar a carga atual do recurso selecionado, e compará-la com o pedido que está sendo atendido, para analisar se haverá sobrecarga de trabalho (linha "Variação").

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=745

746

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280_335_112_18_128_374_196_-16

(Etapa 21 de 47)

Por estar tudo correto para a alocação, vamos alterar o status deste pedido para "Confirmado". Clique na lista da coluna "Status".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=746

747

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283_356_110_13_418_346_-16_10

(Etapa 22 de 47)

Dentre as opções disponíveis, selecione "Confirmado".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=747

748

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428_172_536_26_528_234_152_-16

(Etapa 23 de 47)

Esta linha da tabela é editável e mostra a capacidade do recurso que estamos alocando para atender a esta demanda. Em caso de sobrecarga (que é exibida na linha de Variação com valores vermelhos), poderíamos alocar o recurso por menos tempo ou utilizar mais recursos.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=748

749

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808_338_71_20_593_381_247_-16

(Etapa 24 de 47)

Para confirmar, clique em "Concluído".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=749

750

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6_437_937_50_365_208_44_133

(Etapa 25 de 47)

Note que a demanda por um Desenvolvedor Web está atendida e confirmada.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=750

751

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21_417_16_15_184_385_-16_36

(Etapa 26 de 47)

Vamos, agora, atender a demanda por um DBA. Na "Posição" DBA, marque a caixa de seleção da linha "Demanda não atendida".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=751

752

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222_619_137_29_201_510_88_92

(Etapa 27 de 47)

Vamos alocar os recursos para esta demanda utilizando outro método. Clique em "Localizador de Recurso".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=752

753

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68_440_830_71_346_530_138_-16

(Etapa 28 de 47)

São mostrados dois recursos habilitados para atender a esta demanda. Veja, no gráfico à direita, que eles não estão alocados no período requisitado. As colunas de pontuação "Adequação", "Disponibilidade" e "Habilidade" mostram que os recursos estão aptos. Vamos, então, marcá-los.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=753

754

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192_328_153_25_368_323_-16_10

(Etapa 29 de 47)

Caso nenhum recurso seja encontrado, é possível alterar os critérios utilizados pela ferramenta para busca e trocar, por exemplo, a Habilidade, ou buscar em outro pool de recursos gerenciado por este Gerente de Recursos. Para isso, basta acessar a aba "Modificar o Critério de Pesquisa" e realizar novamente a busca.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=754

755

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776_793_63_18_573_689_232_78

(Etapa 30 de 47)

Com os recursos "Ben Brown" e "Justin Reeves" selecionados, clique no botão "Designar".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=755

756

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74_282_353_26_258_117_125_118

(Etapa 31 de 47)

Na próxima tela, alocaremos o esforço do primeiro recurso selecionado, "Ben Brown".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=756

757

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278_434_508_45_445_230_156_162

(Etapa 32 de 47)

Com base na demanda (em laranja), vamos alocar o recurso "Ben Brown" em alguns períodos apenas. Deixaremos o mês de novembro com metade da demanda atendida e os meses de dezembro, janeiro e março sem atender.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=757

758

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729_600_100_19_513_646_251_-16

(Etapa 33 de 47)

Certifique-se de que a linha esteja marcada com o status "Confirmado" e, para alocar o próximo recurso, clique em "Salvar e Próximo".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=758

759

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71_401_813_55_336_488_151_-16

(Etapa 34 de 47)

Note que para a alocação do recurso "Justin Reeves", a demanda não atendida já considera o esforço alocado com o recurso anterior. Assim, só precisaremos atender agora uma parte do mês de novembro e os meses de dezembro, janeiro e março. Vamos preencher esses dados e marcar a demanda com status "Confirmado".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=759

760

corte_seco

765_569_64_18_567_608_224_-16

(Etapa 35 de 47)

Para finalizar, clique em "Concluído".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=760

761

corte_seco

703_463_138_65_622_557_150_-16

(Etapa 36 de 47)

Voltando à tela "Perfil de Equipe", podemos notar que deixamos uma parte do pedido por "Developer Java/Web" não atendido totalmente. Como vimos, possuímos apenas um recurso com essa função em nosso pool de recursos (1 FTE). Infelizmente teremos que recusar essa parte da demanda.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=761

762

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366_647_68_21_329_689_59_-16

(Etapa 37 de 47)

Com a linha da demanda não atendida selecionada, clique em "Rejeitar".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=762

763

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603_613_62_20_481_656_152_-16

(Etapa 38 de 47)

Forneça uma justificativa para a recusa, e clique em "Concluído".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=763

764

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5_529_443_50_474_535_-16_10

(Etapa 39 de 47)

Podemos visualizar que ainda existe uma demanda, a qual, embora não tenha sido enviada, não deveria ter sido feita a este pool de recursos. Vamos encaminhá-la para outro pool mais adequado, selecionando a linha com o texto "Demanda Não Atendida".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=764

765

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443_644_80_24_546_641_-16_10

(Etapa 40 de 47)

Com a linha de "Demanda Não Atendida" selecionada, clique em "Encaminhar".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=765

766

corte_seco

547_443_16_16_587_435_-16_10

(Etapa 41 de 47)

Vamos encaminhá-la para o Pool de Recursos "QA Outsourcer (APJ) (FS)". Clique no botão de lista à direita do campo "Encaminhar requisição para outro conjunto" e selecione "QA Outsourcer (APJ) (FS)".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=766

767

corte_seco

591_675_74_18_457_591_165_63

(Etapa 42 de 47)

Em seguida, clique em "Encaminhar".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=767

768

corte_seco

774_106_56_47_429_100_324_22

(Etapa 43 de 47)

Para concluir o atendimento das demandas, clique em "Concluído".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=768

769

corte_seco

313_229_109_20_450_224_-16_9

(Etapa 44 de 47)

Uma alternativa para realizar a alocação de diversos recursos de uma só vez é por meio deste botão. Clique em "Gerenciar Alocação".

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=769

770

corte_seco

350_150_0_0_485_100_0_212

(Etapa 45 de 47)

Por esta tela, podemos visualizar e revisar todos os pedidos e alocações realizadas em cada um dos perfis de equipe.

Note, por exemplo, que os pedidos realizados pelo nosso projeto estão confirmados. E veja, também, que é possível alterar a alocação de alguns recursos. Instrução - clique para editar o texto.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=770

771

corte_seco

181_250_77_101_286_269_-16_10

(Etapa 46 de 47)

Com este botão, podemos realizar todas as tarefas que fizemos dentro do Perfil de Recursos, porém desta vez visualizamos a alocação de nossos recursos em outros perfis também.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=771

772

corte_seco

350_150_0_0_485_100_0_264

(Etapa 47 de 47)

Note que o perfil de recursos não é mais mostrado na lista de Perfis Requisitantes, uma vez que toda a demanda foi respondida.

Terminamos aqui esta demonstração. A seguir, acompanharemos a resposta no projeto novamente e realizaremos a alocação dos recursos em tarefas. Instrução - clique para editar o texto.

Referência (copie para o Mantis o texto em vermelho):

demo_.html?interacao=772