O sistema HP Project and Portfólio Management (HP-PPM) é uma solução web concebida para padronizar, capturar e gerenciar a execução de projetos e outras atividades desempenhadas nas organizações.

Ele permite alinhar recursos associados a propostas (de futuros projetos), projetos em andamento e outras atividades estratégicas para o negócio, maximizando a geração de valor.

O propósito do sistema é facilitar a obtenção de respostas para algumas importantes questões relacionadas com as prioridades da organização, e tipicamente levantadas pelos executivos de grandes organizações, como destacado na figura a seguir:

Suportando processos eficientes e maduros de gestão de demandas, projetos, programas e portfólio, essa solução colabora para que os gestores da organização possam atingir seus objetivos de geração de valor para o negócio, mitigar riscos, promover inovação e ainda assim respeitar as restrições de orçamento.

Organizações reconhecidas por disseminarem boas práticas empresariais para gestão de Portfólio, Programas e Projetos como ISACA e PMI definem em seus guias e referências os processos, técnicas, ferramentas que podem ser adotados pelas grandes corporações para determinar a direção estratégica de seu portfólio de investimentos e os métodos comprovados para seu controle. Uma solução como o HP-PPM incorpora os processos divulgados por essas organizações, padronizando, automatizando e facilitando a gestão de portfólios. Esse esquema é ilustrado na figura a seguir:

Cada vez mais, a Tecnologia da Informação (TI) ocupa papel relevante nas organizações como meio de prover soluções para realização de negócios e, em outros casos, sendo o próprio negócio de algumas empresas. Dessa forma, a utilização de sistemas como o HP-PPM contribui para o gerenciamento de demandas e projetos de TI, possibilitando alinhamento com o negócio e contribuindo para o adequado balanceamento dos portfólios.

O conceito de Governança de TI está associado a incentivar que as decisões de investimento tomadas em TI estejam orientadas aos objetivos corporativos (de negócio) da empresa, e que as iniciativas originadas a partir dessas decisões, recursos alocados e resultados dessas iniciativas sejam constantemente monitorados para assegurar que o desempenho e valor gerado sejam conforme o planejado.

No modelo proposto pelo Cobit (figura a seguir) esse conceito é bem ilustrado. Trata-se de um ciclo em que:

• Necessidades e requisitos de negócio direcionam os investimentos em recursos de TI;
• Recursos de TI são utilizados em processos de TI;
• Os processos geram resultados: Informações Empresariais;
• As informações são as entregas de TI para o negócio, atendendo às necessidades e requisitos solicitados.

O HP-PPM ajuda as organizações de TI a obter visibilidade fim-a-fim sobre todo este ciclo proposto pelo Cobit e que orienta a cadeia de valor de TI.

Em uma lista dos 10 maiores desafios enfrentados pelas lideranças de TI elaborada pela CIO Magazine de 2010, existem ao menos 6 que o HP-PPM ajuda as organizações a endereçar e que serão, ainda que em nível introdutório, discutidos neste treinamento:

• Alinhar objetivos de negócio e TI;
• Controle de custos de TI;
• Governança de TI e Gestão de Portfólio;
• Divulgar as contribuições de TI para os resultados de negócio;
• Escala global de TI;
• Cumprir com exigências regulatórias.

Portanto, os principais benefícios gerados com a implantação e adoção do HP-PPM podem-se resumir em:

• Alinhamento entre as iniciativas de TI e os objetivos estratégicos de negócio;
• Direcionar investimentos em iniciativas que geram valor para o negócio;
• Agilidade na tomada de decisões sobre todo o portfólio de projetos empresariais;
• Visibilidade sobre investimentos para atender as demandas de negócio;
• Controle da execução dos projetos e programas em TI;
• Maior grau de automação e agilidade nas rotinas de gestão;
• Otimizar alocação dos recursos;
• Promover a Governança, aderência a políticas e exigências regulatórias.

O HP-PPM foi desenhado com a estratégia de organizar as informações e controles de todas as disciplinas associadas à gestão de demandas, projetos e portfólio, assim como outras atividades que consomem recursos significativos (pessoas, materiais, financeiros) em um repositório único, e possui um painel em tempo real acessível por todos os membros da empresa de modo a facilitar a gestão e a tomada de decisões.

Seus principais módulos e recursos estão ilustrados na próxima figura. Especificamente neste treinamento serão abordados:

• Gestão de Demandas;
• Gestão de Projetos;
• Gestão de Programas;
• Gestão Financeira;
• Gestão de Tempo;
• Gestão de Recursos;
• Gestão de Portfólio de Investimento;
• Painéis de Gestão (Dashboard).

Na tabela a seguir apresentamos uma introdução sobre cada um dos módulos que serão discutidos neste treinamento:

Cada um dos módulos funciona de maneira integrada, baseado em um ciclo orientado a capturar as demandas, selecionar, evoluir e controlar o desenvolvimento dessas demandas e gerar os resultados esperados pelo negócio provendo visibilidade sobre os diferentes aspectos (recursos, informações financeiras, evolução e saúde dos projetos) em cada trecho do ciclo. O diagrama a seguir esquematiza a integração entre os principais módulos do HP-PPM:

Há um conjunto de elementos em cada módulo que são utilizados pelos usuários para capturar e gerenciar as informações relevantes de demandas, projetos, programas e portfólio. O diagrama a seguir apresenta alguns dos principais elementos que serão explorados neste treinamento:

• Processos em cada estágio do ciclo (demanda, projeto ou ativo) são formados por Formulário de Requisição e Fluxo de Trabalho (Workflow);
• Aos formulários são associados os perfis de equipe e resumos financeiros (orçamentos e benefícios esperados dos projetos);
• Um projeto possui ainda outro elemento essencial: o plano de trabalho ou cronograma.

Na demonstração a seguir apresentamos uma navegação inicial pelo sistema e destacamos cada um desses elementos mencionados que formam a fundação do HP-PPM.